Propósito
Entender qué es Accounts Receivable (A/R), cómo se mide, por qué es el corazón del negocio dental, y qué impacto tiene tu trabajo diario en él.
Definición simple
A/R = Accounts Receivable = todo el dinero que la clínica YA facturó pero todavía no cobró.
Es la suma de:
- Claims pendientes en seguros
- Patient balances (lo que deben los pacientes)
- Procedures completados sin cobro aún
Por qué importa tanto
| Realidad | Impacto |
|---|---|
| 1 claim que tarda 90 días | 1 claim que tarda 3 meses en convertirse en cash |
| 10% de A/R con +90 días | Riesgo alto de write-off por filing limit |
| 30% de A/R con +120 días | Crisis de cash flow inminente |
| 50% de A/R con +180 días | El negocio está perdiendo dinero por mal manejo |
Por eso BrandaCare existe: convertir A/R viejo en cash para nuestras clínicas clientes.
La métrica clave — A/R Aging
El A/R se divide en buckets por edad ("aging buckets"):
| Bucket | Edad | Acción típica |
|---|---|---|
| 0-30 días | Recién facturado | Esperar respuesta del seguro |
| 31-60 días | Empieza a ser preocupante | Follow-up: ¿el seguro recibió el claim? |
| 61-90 días | Urgente | Status check (276/277) + escalation |
| 91-120 días | Crítico | Apelación + verificar filing limit |
| +120 días | Crisis | Apelación urgente + considerar write-off |
Tipos de A/R en una clínica dental
1. Insurance A/R
Lo que los seguros deben a la clínica. Más predecible — el seguro está obligado a pagar si el claim es correcto.
Causa de delays: Errores en data del paciente, falta de attachments, filing limit, denial codes corregibles.
2. Patient A/R
Lo que los pacientes deben (deductibles, copays, coinsurance, servicios no cubiertos).
Causa de delays: Falta de seguimiento, paciente no contactado, estimate no entregado pre-tratamiento.
Las 4 acciones diarias de Billing Jr para reducir A/R
1Post EOBs el mismo día que llegan
Cada EOB sin postear es un claim que parece "pendiente" cuando ya pagaron. Distorsiona la lectura del A/R.
2Resolver claims 31-60 días primero
El bucket más rentable: 99% se resuelven con un follow-up simple (status check Stedi 276 + corrección).
3Escalar denials no triviales
Si un denial requiere apelación (CO-50, CO-186) → escalación a Billing Expert. No te quedes con la cuenta.
4Contactar pacientes +60 días
El Patient A/R +60 días tiene 50% de recovery si llamás. A 120 días, 20%. Cada día cuenta.
Cómo BrandaCare mide A/R
Tenemos un stack técnico que automatiza la auditoría:
| Tool | Función |
|---|---|
audit.py | Audita claims pendientes en Stedi (status 276/277) cada semana |
patient_ar_audit.py | Audita pacientes con balance usando OD API |
auto_resubmit.py | Detecta claims con errores corregibles y los reenvía automáticamente |
| Google Sheet | Vista de negocio con todos los claims pendientes por cliente + Action Plan |
Cada lunes 6 AM corrieron audits automáticos (antes — ahora manual). El Billing Jr trabaja sobre el output.